SeNaSa dice avanza en formato de archivo digital

Seguro Nacional de Salud (SeNaSa) tiene más de 100 millones de documentos en su archivo digital y opera con una plataforma que funciona las 24 horas con capacidad de convertir en formato digital hasta 3 millones de documentos al mes.

Cada día se crean 70 mil nuevos documentos en SeNaSa, lo que da lugar a que esta sea una de las instituciones públicas con mayor crecimiento de registro, avances que consolidan a esta Administradora de Riesgos de Salud como un modelo de gestión documental.

El Archivo Central de SeNaSa tiene uno de los centros de digitalización más grande del país, con capacidad para convertir en formato digital 150 mil documentos al día y hasta 3 millones al mes. Hasta diciembre del año pasado tenía digitalizado 17 millones de documentos, en su mayoría archivos financieros y expedientes de afiliados.

SeNaSa también inició la automatización de la gestión documental, a los fines de que todos sus procesos sean realizados con documentos electrónicos con el propósito de relegar el uso de papel.

Lo anterior implicó dotar de certificado de firma digital a los funcionarios responsables de los principales procesos propios de la institución, lo que conllevó inversión en estructura tecnológica.

Entre esas inversiones en tecnología figuran instalación de fibra óptica entre el archivo central y el edificio principal; adquisición de servidores y unidades de almacenamiento electrónico de gran capacidad.

Además, la adquisición de nuevos escáneres para altos volúmenes de producción y 27 computadoras para el Centro de Digitalización, así como doce impresoras de códigos de barras para la codificación masiva de los expedientes y un software de digitalización masiva.

El Departamento de Compras de SeNaSa reportó en el último semestre del año pasado una reducción de 30% en los castos de compra de material gastable y de un 100% en la compra de mobiliario para archivos.

Se recuerda que la implementación del Sistema Institucional de Archivos se inició en el año 2010, acogiendo lo que establece la Ley No.481-08 y su Reglamento Institucional de Archivos.

En consonancia con la disposición de la Ley antes citada, desde entonces SeNaSa exhibe notables avances en la elaboración de políticas y procedimientos para la gestión documental, creación e implementación del Cuadro de Clasificación de Archivos y la Tabla de Retención Documental.

Incluye también en lo antes citado, la creación del archivo central y 26 archivos de gestión a nivel nacional, capacitación de todo el personal vinculado con los archivos, así como la clasificación, codificación y ordenamiento de los 3 millones de expedientes citados.